Nu har du så fundet ud af at du skal have et advisory board, og I skal mødes - med hvad så? Jeg har set for mange
advisory board møder være direkte spild af tid, simpelthen fordi det ikke bliver styret godt nok. Skal du have noget ud
af dine møder så skal det styres, planlægges og effektueres efter en god plan.
Planlægning af advisory board mødet
Det første du skal gøre er naturligvis at planlægge dit advisory board møde. Det vil sige, du skal for alt i verden undgå at
du bare stiller dig op foran flokken og med armene ud fra siden siger "tal til mig og kom med input". Det er et brainstormmøde, og
det kan bestemt også have sin berritigelse, men det er ikke det du skal bruge dit advisory board til.
Når du indkalder til et møde for dit advisory board, så skal du allerede der have en plan med hvad der skal snakkes om. Det kan sagtens
være at du kommer med et oplæg på en halv times tid til mødet - men du skal have en plan med, hvor du vil hen og hvad det er for emner
du gerne vil diskutere. Det vil sige allerede i din indkaldelse, der skal du beskrive hvad du forventer at deltagerne i advisory boardet de
kommer med ideer til. Det vil hjælpe på deltagernes motivation, og de vil have en mulighed for at forberede sig hjemmefra og dermed også
være langt mere effektive på mødet.
Forsøg så vidt muligt at undgå diskution af alt for store, fluffy emner - det skal gerne være så konkret som muligt så du kan få noget
konkret med hjem fra mødet.
Facilitering af mødet
Når du skal beslutte hvem der skal facilitere dit advisory board møde, så er det vigtigt du kigger på om du virkelig selv kan gøre det, eller du ville
være bedre tjent med at have en ekstern facilitator på mødet. Hvis ikke du er hård nok til at styre mødet, og styre diskutionen så er du langt
bedre stillet med at hyre en ekstern facilitator til mødet.
Det er vigtigt at deltagerne de føler de bliver guidet, styret og de tages seriøst i deres snak om det emne du har udvalgt. Det er den eneste måde, der
kommer noget konskruktivt ud af mødet. Hvis ikke der er styring på mødet, så kan du meget nemt risikere der sidder nogle stærke personer til mødet,
der bevist eller ubevist kommer til at dreje samtalen væk fra det oprindelige emne.
Vil du gerne have input til, hvordan et møde kan styres - så skal du ikke holde dig tilbage for at kontakte mig, så kan vi sagtens tage en snak om det.
Antallet af personer til mødet
Ikke at jeg på nogen måde kan anbefale det, men nogle vil gerne have mange mennesker med til mødet - selvom jeg nu sjældent vil anbefale mere
end 4-5 personer. Har man et behov for at invitere mange mennesker til dit møde, så er det ovenstående punkt med styring af mødet endnu mere vigtigt,
og specielt er det vigtigt at have en plan for, hvordan alle bliver aktiveret.
Det vil sige, sørg for at få delt folk op i mindre grupper, giv dem nogle emner at arbejde med og lad dem fremlægge efter de har arbejdet med emnerne. på den måde
så sikrer du dig at alle deltagerne får noget at skulle have sagt og alle få den tid til at sige noget de forventer.
Desuden vil du få langt mere input med hjem og arbejde videre med.
Har du brug for hjælp
Hold dig ikke tilbage for at
kontakte mig, hvis du har brug for hjælp.